架設(shè)視頻會議需要注意哪些？

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視頻會議系統(tǒng)十分重要，但卻經(jīng)常出各種問題影響使用者的體驗，信息中心主任和辦公室主任很容易因此而遭受批評，如何才能把住視頻會議系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)？

一、視頻會議系統(tǒng)為什么重要？

視頻會議系統(tǒng)是中高管最常用的兩個系統(tǒng)之一。借助視頻會議系統(tǒng)，可以隨時把遠(yuǎn)在天邊的參會人員叫到當(dāng)面進行溝通，而不必受限于地理位置。隨著多地辦公、甚至國外設(shè)立機構(gòu)，視頻會議的重要性會進一步顯現(xiàn)。即使在同一工作區(qū)域，開展大面積培訓(xùn)、會議時，也可以不受會議室大小限制系統(tǒng)將多個小會議室甚至辦公室拼起來實現(xiàn)，這對缺少大會議室的單位來講也會十分方便。視頻會議系統(tǒng)自身帶的錄音錄像功能，也能夠快速實現(xiàn)培訓(xùn)、領(lǐng)導(dǎo)講話的重要內(nèi)容快速錄制，而不必用經(jīng)過專業(yè)攝像機先拍攝后處理的緩慢過程。所以，有了視頻會議系統(tǒng)，價值是非常大的。

二、視頻會議系統(tǒng)容易出什么問題？根源是什么？如何解決

視頻會議系統(tǒng)，與OA、網(wǎng)站、郵箱等系統(tǒng)相比，實時性要求非常高，系統(tǒng)允許的中斷時間是非常短的，短到中斷幾秒種就能明顯感覺到，而不象一般系統(tǒng)停半天也沒有大的問題（實時性強的生產(chǎn)系統(tǒng)除外）。一旦系統(tǒng)中斷，上半句還正常溝通，下半句就中斷了，體驗感將會非常差。總結(jié)起來，視頻會議系統(tǒng)最要命的問題有：

1、網(wǎng)絡(luò)問題引起的中斷、卡頓。網(wǎng)絡(luò)問題是視頻會議最易出問題的地方，以致于系統(tǒng)中斷時使用者可能毫不猶豫說網(wǎng)斷了。實際上除非專門建設(shè)高品質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，否則一般情況下網(wǎng)絡(luò)都是斷斷續(xù)續(xù)、時好時壞的，只不過對網(wǎng)絡(luò)實時性和品質(zhì)要求不高的場合下不易覺察而已。信息系統(tǒng)中網(wǎng)絡(luò)，類似于交通中的道路，造成道路不暢的原因很多，比如道路過窄、道路不平、車輛過多、出現(xiàn)車禍、交通指令不合理、行人橫穿馬路等，網(wǎng)絡(luò)也有類似的問題，網(wǎng)絡(luò)帶寬不足（100M帶寬有的單位支撐2000人用，有的單位卻只支撐幾十人用，人均帶寬完全不是一個量級，有些還開了非常多的無線網(wǎng)點WIFI）、突然大帶寬占用（比如下載大文件、看電影等）、網(wǎng)絡(luò)中有病毒（大量發(fā)包、攻擊網(wǎng)點、堵塞網(wǎng)絡(luò)）等問題。要想解決上述問題，網(wǎng)絡(luò)的品質(zhì)管理非常重要，帶寬擴容、防病毒木馬、控制大流量應(yīng)用等是必須的，不能象修好馬路不管控隨意開車那樣管理網(wǎng)絡(luò)。

2、工作人員操作不當(dāng)引起的簡單失誤。視頻會議的操作者多是會議服務(wù)員，與傳統(tǒng)的端菜倒水服務(wù)員相比，使用視頻會議系統(tǒng)的服務(wù)員個人能力要求增加。服務(wù)員又是經(jīng)常性更換的崗位，新人未經(jīng)培訓(xùn)考試上崗，也帶來了很大的隱患，甚至犯一些低級錯誤，比如設(shè)備電源未開啟、調(diào)音設(shè)備調(diào)錯、未會前試音、知識前后任轉(zhuǎn)移遺漏。解決此類問題的關(guān)鍵，是會議服務(wù)員選聘、培訓(xùn)、考評環(huán)節(jié)不可以按端茶倒水服務(wù)員的標(biāo)準(zhǔn)進行，會騎自行車的人開不了汽車。

3、系統(tǒng)的外部設(shè)備故障引起問題。相比而言，只用電腦或手機終端即可滿足開會需要、不需要接入會議音響系統(tǒng)的視頻會議，一般都質(zhì)量較好，但多地會議室功放音響系統(tǒng)一旦接入，系統(tǒng)的復(fù)雜程度將大幅增加，需要當(dāng)?shù)氐挠芯€與無線配合，需要當(dāng)?shù)嘏c遠(yuǎn)程配合，需要多方遠(yuǎn)程配合，易于出現(xiàn)各種莫名其妙的奇怪問題。如果會議室設(shè)備利舊，過于滿足一個會議室當(dāng)?shù)貢h的應(yīng)用場景，在滿足多個會議室多方配合之中等于提高了標(biāo)準(zhǔn)門檻，達(dá)不到使用標(biāo)準(zhǔn)、易出問題就太正常了。投影儀點不亮導(dǎo)致視頻會議開成音頻會議，投影儀效果差導(dǎo)致畫面色彩、清晰程度可能均出問題，都會讓人歸結(jié)為視頻會議出了問題，而投影儀有可能不是視頻會議的管理方負(fù)責(zé)的。視頻會議專用電腦嚴(yán)重陳舊、故障頻發(fā)而無人更新。要解決這類問題，就應(yīng)該把視頻會議軟件、硬件、服務(wù)打包，交給盡可能少的供方，要求使用效果即可。

4、使用場景未提前溝通引起會前混亂。培訓(xùn)時，老師可能出于保密要求而不能提供PPT，這會導(dǎo)致原先計劃的上傳PPT到系統(tǒng)的計劃打亂，用攝像頭拍攝投影畫面的應(yīng)急方案準(zhǔn)備的投用則需要找設(shè)備和調(diào)試時間。用桌面級會議來支撐大會，尤其是支撐晚會之類的轉(zhuǎn)播對清晰度和連貫性要求都高的情況下，會導(dǎo)致轉(zhuǎn)播出去的視頻和音響效果一般。臨時要求開視頻會議，加上特殊要求，也會導(dǎo)致混亂。臨期要求播放視頻文件，對于不支持遠(yuǎn)程同步視頻播放的系統(tǒng)而言，也是災(zāi)難性的。為解決上述問題，必須會前對應(yīng)用的場景進行仔細(xì)溝通確認(rèn)和充分準(zhǔn)備，以免理解上的偏差引起準(zhǔn)備上的不足，引發(fā)更長時間的時間耽誤。

三、采購視頻會議系統(tǒng)應(yīng)該提什么要求？

既然視頻會議系統(tǒng)如此重要，那么在選擇時就十分重要。無論供方的銷售人員介紹得多好，關(guān)鍵的一條是業(yè)績案例，包括有多少類似場景的案例以及用戶評價，畢竟大量的真實場景考驗、眾多的失敗案例改進，是系統(tǒng)好用的基本條件，誰都不愿意當(dāng)小白鼠。除業(yè)績之外，還應(yīng)該提出什么技術(shù)要求呢？

（1）網(wǎng)絡(luò)要求：在網(wǎng)絡(luò)帶寬達(dá)到2M的情況下，視頻會議系統(tǒng)平臺能夠達(dá)到高清視頻效果720p。在網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)抖動的情況下，視頻會議平臺能夠自適應(yīng)調(diào)整視頻清晰效果，聲音必須連續(xù)穩(wěn)定，保證會議的連續(xù)，即網(wǎng)絡(luò)帶寬的自適應(yīng)能力強。能夠滿足移動電話、固定電話撥入或接聽參加會議。如果未清晰的提出，可能采購的視頻會議系統(tǒng)要求帶寬很大而現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)無法支撐，圖像卡頓或降低清晰程度開會就難免了。

（2）兼容能力：與現(xiàn)有音視頻設(shè)備兼容能力。能夠方便的在現(xiàn)有視頻會議室進行安裝，不需要另行升級或更新現(xiàn)有的視頻會議室的電腦、操作系統(tǒng)、音視頻設(shè)備等，保證現(xiàn)有的視頻系統(tǒng)能夠正常使用。能與常見的硬件視頻會議設(shè)備（如寶利通、思科、華為等）音視頻互聯(lián)互通。能支持多平臺及設(shè)備，包括Windows、Mac OS平臺以及IOS（iPad/iPhone）、安卓移動設(shè)備，其中Windows系統(tǒng)能夠支持Windows XP、Win7、Win10系統(tǒng)，支持IE、Chrome等主流瀏覽器，且主流瀏覽器IE兼容包括6.0及以上版本。 如果未明確提出，有可能在某個場景下無法使用本系統(tǒng)。

（3）國際會議：能夠滿足國際化會議召開需要，包括系統(tǒng)功能和網(wǎng)絡(luò)傳送能力。國際間鏈路的保障由視頻會議系統(tǒng)云平臺提供，客戶不提供國際鏈路或國際鏈路費用。客戶端支持多語言版本，中英文支持為必備功能。如果未提出，國際間很差的網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量，無法支撐正常的視頻會議，而拉專線則周期漫長、有高昂的費用，甚至比視頻會議系統(tǒng)還貴。

（4）會議資料：能夠在系統(tǒng)內(nèi)共享文檔、音視頻短片等。視頻會議系統(tǒng)除支持視頻、音頻互通之外，也能夠支持遠(yuǎn)程 PPT、媒體文件、PDF、Word、Excel等播放。 如果未提出，一般放PPT、Office文檔問題不大，但能不能放音視頻則不一定。

（5）系統(tǒng)性能：視頻會議效果的持續(xù)穩(wěn)定清晰。各會場能夠清晰地聽到各會場聲音、看到各會場圖像（包括攝像頭取的會場實景、共享的文檔與音視頻資料），沒有聲音圖像斷斷續(xù)續(xù)、卡、掉線等現(xiàn)象。此為應(yīng)用效果的基本要求。

（6）會議錄制：能夠支持會議過程中本地化錄制、播放。若無此功能，則培訓(xùn)后無法再看培訓(xùn)，除非事先有攝像機拍攝。

（7）會議邀請：能夠支持多種方式的會議邀請（郵件、手機短信方式為必備）；郵件會議邀請正文必須包括中/英文兩種語言。有涉外的機構(gòu)與單位使用系統(tǒng)，英文版很重要。

（8）會議模式：能夠支持即時性會議、預(yù)約性會議、周期性預(yù)約會議的設(shè)定操作，便于會議管理根據(jù)需要安排會議。

（9）會議容量：系統(tǒng)能夠同時滿足多個會議、每個會議多方同時召開。

（10）簡單易學(xué)：能夠滿足會議服務(wù)員熟悉掌握使用，盡可以減少操作的復(fù)雜性，盡量少的調(diào)節(jié)功能；會議管理人員能夠通過PC/移動客戶端上進行會議操作控制，如：權(quán)限移交、全體靜音/接觸靜音、會議鎖門、移除與會者等操作；

（11）易于擴容：能夠方便的增加會議客戶端和并發(fā)用戶點數(shù)，進行平滑擴容，而不需要進行視頻會議系統(tǒng)整體擴容。

（12）安全要求：視頻會議平臺必須具備安全保密機制，確保會議的召開不受非法監(jiān)聽、錄制而造成泄密，具備規(guī)范的、安全可靠的通訊加密機制。能夠提供支持會議自定義密碼設(shè)置，僅掌握密碼的人員才可以加入，支持終端入會密碼設(shè)置。視頻會議平臺不能對召開的所有會議，在其視頻會議平臺端保留任何數(shù)據(jù)，即不能保留會議痕跡。

（13）服務(wù)要求：視頻會議平臺的日常服務(wù)，需要本地有常駐技術(shù)工程師，保證重要會議及會議故障時能夠現(xiàn)場支持,每年不能少于10次；視頻會議平臺能夠提供7x24小時的電話服務(wù)支持，且指定至少兩名技術(shù)工程師提供服務(wù)，技術(shù)支持工程師變更時必須提前兩周時間通知變更。視頻會議平臺的服務(wù)端升級、改造由平臺提供商方負(fù)責(zé)，除租賃費外無其他費用，且不能由于服務(wù)端升級，導(dǎo)致已使用的終端設(shè)備或者軟件客戶端無法兼容使用。視頻會議服務(wù)端的升級或者檢修維修，必須提前通知，并且升級過程不能影響會議的召開。

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