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視頻會議系統是一種讓身處異地的人們通過某種傳輸介質實現“實時、可視、交互”的多媒體通訊技術。它可以通過現有的各種通訊傳輸媒體，將人物的靜態/動態圖像、語音、文字、圖片等多種信息分送到各個用戶的終端設備上，使得在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音等多種方式交流信息，增加雙方對內容的理解能力，使人們猶如身臨其境參加在同一會場中的會議一樣。
隨著視頻技術的發展，用戶的需求越來越豐富，需要視頻會議系統不僅能提供視頻的傳輸，而且能提供一種叫多媒體視頻會議的概念。它將包含所有未來會議產業的狀況：視頻、音頻、圖示和數據一體化的解決方案，整個環境是可擴充、可開放的；實時和非實時的通信應用，可存儲會議。
一體化媒體，引出了一體化網絡概念，可以與IP網絡互通，并引導出廣義的多媒體會議概念，整個系統包括視頻會議、音頻會議，以及相關信息的即時存儲和廣播。那么，何謂視頻會議的多媒體功能？視頻會議的多媒體功能是指在遠程會議中不僅使用聲音和與會者圖像作為溝通的媒介，還通過電子白板、雙視頻技術、遠程應用程序共享等視頻會議系統的附加功能，更好地完成與會者之間的協作。視頻會議系統將不僅僅用于開會，而且成為一個多媒體的協作平臺。
與以往相比，用戶對視頻會議終端系統的選擇標準已經發生了變化。用戶除了一如既往地要求很好的音視頻質量外，對產品的穩定可靠性、技術支持和售后服務、多媒體功能、安全性四項也有要求。其中，用戶對視頻會議終端系統的多媒體功能和設備的可拓展升級提出了更高的要求，而不再局限于視音頻質量和穩定、可靠性上，對多媒體功能的需求在不斷地增長。更多的用戶不僅把會議系統用于視音頻開會，更將視頻會議的多媒體功能作為采購的重要指標之一。
例如，使用視頻會議的多媒體功能，用戶可以完成如下功能：
1、資料文檔的共享。例如在政府應用中，政府辦公、會議、公檢法部門在遠程辦案中，有大量的文件資料需要與會者共同討論。在傳統視頻會議中，使用文檔投影機將文檔通過圖像的方式在與會者之間共享。但是在單流模式下使用文檔攝像機，文檔信息與視頻圖像不能同時發送，限制了用戶的交流。
2、遠程培訓。企業內部協作需要商討產品設計、工程方案、統計報表分析等功能，設計圖紙、業務報表是會議討論的重點，數據傳輸和共享功能的重要性有時甚至超過了視頻功能。
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