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      視頻會議前企業應做哪些準備

      2017-05-10 08:58:17

      視頻會議前企業應做哪些準備

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      1 視頻會議分為例會和臨時召開兩種。例會一般定在每周一晚7:30,由銷售部部長主持,各客戶主管、各業務主管及相關人員參加。主要對上周工作進行總結,提出影響工作的問題及建議措施,討論確定本周重點工作安排。通報上周公司內部重大工作安排及重要精神傳達。

      2、根據需要隨時召開臨時視頻會議。臨時視頻會議一般應提前1小時通知各參會人員,明確會議的主題及內容。臨時視頻會議旨在解決工作中的突發事件、重大市場變動情況、銷售服務以及技術、質量等處理。臨時視頻會議可根據會議內容決定部分人員參加,如有需要,可邀請相關公司領導、部門人員參加,現場處理解決出現的問題。

      3、視頻會議召開前,各參會人員應根據會議主題,提前1個工作日整理、匯總好相關資料,深入分析存在的問題以及需要解決的事項。工作匯報應簡潔、全面,存在的問題應準確、精煉,對問題的分析及措施建議應充分、深刻,確保會議高效召開。

      4、視頻會議例會召開前10分鐘,檢查系統的音頻、視頻傳輸是否正常,及時解決問題,確保會議正常召開。如因特殊原因無法參加,需提前向銷售部長請假。

      5 視頻會議會場應保持良好的秩序。在會議召開期間,參會人員應保持會場安靜,不得隨意走動、交談、中途退席,不發言的分會場應將音頻置于靜音狀態。

      6、銷售部視頻會議例會應指派專人現場做好會議記錄,各相關業務主管人員應在會前準備好有關資料,對存在的問題應有解決預案,根據會議要求,會議記錄員應于會后1日內整理、下發會議決議,文件管理人員根據文件控制要求督促辦理。

      7、會議結束后,各相關人員應按照會議精神及安排,立即組織處理有關問題,安排下一階段工作。如下發決議,要求按照決議的時間、節點嚴格推進。銷售部綜合管理負責根據要求督促檢查落實。

      8、參會人員應按照要求提前安排好相關工作,必須準時參會,對無故遲到的,考核個人當月績效3/次。

      9、為保證會議高效,參會人員需按要求提前準備相關資料,對因問題認識不清、原因查找不明、措施不得當導致問題處理延誤、錯失處理良機或造成不利影響,按公司獎懲制度給予責任人違紀通報。

      10、視頻會議決議作為會議討論通過的決策事項,具有必須貫徹執行的重要指導性,全體人員必須認真貫徹執行。對未按規定時間、要求落實執行決議的,考核責任人當月績效5/項,對多次(單月2次)不按要求完成決議或一次多項(單次2項)未按要求完成決議的,考核責任人當月績效30分同時按公司獎懲制度給予四類(含)以上違紀處理。


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